Блог

Как правильно написать письмо: 5 советов от профи

Наше собственное | 13 ноября 2014 | 1124

11 ноября 2014 года в нашей компании прошла первая часть корпоративного тренинга от Виктора Смусина и Григория Плющева из Ambitious Suits Consulting

Как правильно написать письмо

Тема занятия: письменные коммуникации.

Мы отобрали 5 советов для тех, кто хотел бы научиться писать лучше, но пока еще не посетил данный тренинг.

Совет 1: Не оставляйте поле “Тема” пустой в e-mail переписке.
Это поле не для того, кто пишет письмо. Оно важно для получателя, поэтому его обязательно нужно заполнить. 

Как правильно написать письмо

Хорошая тема должна состоять из 2 - 10 слов. В ней желательно не писать дату будущих событий (она может поменяться) или весь текст.

Совет 2: Сохраняйте цепочку писем.

При использовании электронной почты, важно продолжать обсуждение в одной теме (не начинать новую) и не писать в одной теме про то, что этой темы не касается. 

Как правильно написать письмо

Виктор даже предложил четверостишие:  “И во сне и наяву, цепочку писем не порву”.

Как правильно написать письмо

Совет 3: Любые договоренности о датах, числах, суммах фиксируйте письменно.

В этом случае Вы и Ваш адресат всегда сможете перепроверить себя. С текущим объемом информации, с которым нам приходится работать, очень легко забыть о цифрах, датах и т.д.

Как правильно написать письмо

Совет 4: Удалите автоматические подписи.
Современные телефоны, например, такие как iPhone, могут оставлять подписи "Sent from my iPhone".

Как правильно написать письмо

Наличие такой подписи нагружает Вашего читателя лишней строкой. Более того, получатель Вашего письма может может подумать, что Вы не контролируете, что пишет Ваш телефон, возможно вы даже не контролируете свою жизнь! 

Как правильно написать письмо

Совет 5: Правильно приветствуйте и прощайтесь в своих письмах.
Следует избегать формулировок “Добрый день”, так как письма могут читаться и вечером. Еще хуже использовать неуклюжие формулировки, такие как “Доброго времени суток”.

Как правильно написать письмо

Вместо этого Григорий советует писать “Здравствуйте”, так как это осмысленное пожелание здоровья или “Приветствую”, так как такая формулировка менее распространена и привлекает внимание.

Как правильно написать письмо

Также не рекомендуется использовать фразу “С уважением,”, ведь она уж очень избита и никакого уважения в себе не несет. Вместо этого лучше написать просто Ваше имя или, если позволяет формат ваших отношений, что-то более личное: “С наилучшими пожеланиями” или “С самыми теплыми пожеланиями”.

Как правильно написать письмо

Несмотря на позднее время (начало у нас было в 18:30), тренинг прошел очень оживленно. Надеемся, что его вторая часть , которая у нас запланирована на 21 ноября (уже на 17:00), будет еще более динамичной и интерактивной. 

Как правильно написать письмо

Отдельное спасибо Григорию и Виктору за умение держать внимание и эффективно использовать метафоры!

Наши клиенты

Подписаться на рассылку

Чтобы получать последнюю информацию о наших услугах, а также полезные статьи, подпишитесь на наш блог.