Как правильно написать письмо: 5 советов от профи

11 ноября 2014 года в нашей компании прошла первая часть корпоративного тренинга от Виктора Смусина и Григория Плющева из Ambitious Suits Consulting

Тема занятия: письменные коммуникации.

Мы отобрали 5 советов для тех, кто хотел бы научиться писать лучше, но пока еще не посетил данный тренинг.

Совет 1: Не оставляйте поле “Тема” пустой в e-mail переписке.
Это поле не для того, кто пишет письмо. Оно важно для получателя, поэтому его обязательно нужно заполнить. 

Хорошая тема должна состоять из 2 - 10 слов. В ней желательно не писать дату будущих событий (она может поменяться) или весь текст.

Совет 2: Сохраняйте цепочку писем.

При использовании электронной почты, важно продолжать обсуждение в одной теме (не начинать новую) и не писать в одной теме про то, что этой темы не касается. 

Виктор даже предложил четверостишие:  “И во сне и наяву, цепочку писем не порву”.

Совет 3: Любые договоренности о датах, числах, суммах фиксируйте письменно.

В этом случае Вы и Ваш адресат всегда сможете перепроверить себя. С текущим объемом информации, с которым нам приходится работать, очень легко забыть о цифрах, датах и т.д.

Совет 4: Удалите автоматические подписи.
Современные телефоны, например, такие как iPhone, могут оставлять подписи "Sent from my iPhone".

Наличие такой подписи нагружает Вашего читателя лишней строкой. Более того, получатель Вашего письма может может подумать, что Вы не контролируете, что пишет Ваш телефон, возможно вы даже не контролируете свою жизнь! 

Совет 5: Правильно приветствуйте и прощайтесь в своих письмах.
Следует избегать формулировок “Добрый день”, так как письма могут читаться и вечером. Еще хуже использовать неуклюжие формулировки, такие как “Доброго времени суток”.

Вместо этого Григорий советует писать “Здравствуйте”, так как это осмысленное пожелание здоровья или “Приветствую”, так как такая формулировка менее распространена и привлекает внимание.

Также не рекомендуется использовать фразу “С уважением,”, ведь она уж очень избита и никакого уважения в себе не несет. Вместо этого лучше написать просто Ваше имя или, если позволяет формат ваших отношений, что-то более личное: “С наилучшими пожеланиями” или “С самыми теплыми пожеланиями”.

Несмотря на позднее время (начало у нас было в 18:30), тренинг прошел очень оживленно. Надеемся, что его вторая часть , которая у нас запланирована на 21 ноября (уже на 17:00), будет еще более динамичной и интерактивной. 

Отдельное спасибо Григорию и Виктору за умение держать внимание и эффективно использовать метафоры!